Qué formato exige la ITSS para el registro de jornada

Cuando la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) requiere el registro de jornada, la pregunta que paraliza a muchos responsables de recursos humanos no es «¿tenemos los datos?», sino «¿en qué formato de datos exige la ITSS el registro de jornada?». La respuesta no está en un único precepto del Boletín Oficial del Estado: se construye a partir del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, del Criterio Técnico 101/2019 de la propia ITSS y de la práctica inspectora consolidada desde 2019. Este artículo reúne todo lo que necesitas saber: qué campos debe contener cada entrada, qué soportes son aceptados, cuándo el PDF es suficiente, qué ventaja real aporta un hash encadenado frente a un simple Excel y qué errores más comunes invalidan el registro ante el inspector.

Resumen rápido (TL;DR): La ITSS no impone un formato único y cerrado, pero la práctica del CT 101/2019 exige que el registro sea fiable, íntegro e inalterado. Debe incluir al menos: identidad del trabajador, fecha, hora de inicio, hora de fin y mecanismo de autenticidad. Los soportes más aceptados son PDF firmado y Excel estructurado. Un hash encadenado (ledger) es el método que mejor demuestra la inalterabilidad ante el inspector, porque cualquier modificación posterior resulta matemáticamente detectable.

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Qué pide la ITSS exactamente cuando requiere el formato de datos del registro de jornada

La obligación de registrar la jornada diaria está establecida en el artículo 34.9 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (ET). Su párrafo tercero obliga a las empresas a:

• Organizar y documentar un registro diario de jornada con la hora de inicio y la hora de fin.
• Conservar los registros durante cuatro años.
• Mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

La ley no dice nada sobre el formato. El ET habla de «organizar y documentar», no de PDF, XML ni hash. Esa indeterminación es precisamente la que da relevancia al Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS: sin ese documento, cada inspector podría interpretar el requisito de forma diferente.

Cuando la ITSS dicta un requerimiento —habitualmente mediante diligencia de actuación previa o comunicación formal— solicita que la empresa entregue el registro de jornada correspondiente a un período determinado. La forma habitual de ese requerimiento es:

1. Identificación del período: generalmente los doce o veinticuatro meses anteriores a la fecha de la actuación, aunque puede ampliarse hasta los cuatro años de conservación obligatoria si hay indicios de irregularidad sistemática.
2. Identificación de los trabajadores: todos los de la empresa, o un subgrupo (un centro de trabajo, un departamento, un grupo profesional) dependiendo del foco de la inspección.
3. Plazo de respuesta: normalmente diez días hábiles desde la notificación, aunque el inspector puede conceder ampliación motivada si la empresa lo solicita con antelación suficiente.

No existe un formulario oficial de entrega. Lo que sí existe es un marco de expectativas muy definido por la práctica inspectora.

CT 101/2019: el criterio técnico que guía las actuaciones inspectoras

El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, aprobado el 13 de junio de 2019, es la instrucción interna que armoniza cómo actúan los inspectores al revisar el cumplimiento del artículo 34.9 ET. No tiene rango normativo propio ni se publica en el BOE, pero su contenido es accesible y ampliamente citado por despachos laboralistas y por el propio Consejo Económico y Social.

En materia de formato, el CT 101/2019 establece tres requisitos de fondo que cualquier soporte debe cumplir:

• Fiabilidad: el sistema de registro debe garantizar que los datos no han sido alterados de forma interesada. No basta con afirmar que el registro es auténtico; el soporte técnico debe hacer difícil o imposible la manipulación posterior sin dejar rastro.
• Accesibilidad: el registro debe poder consultarse y entregarse con rapidez. Un sistema que requiere dos semanas de trabajo manual para compilar el listado de un año no es accesible en la práctica.
• Completitud: cada entrada del registro debe contener los elementos mínimos que permitan al inspector verificar que la empresa cumple los límites de jornada y las obligaciones de descanso.

El CT 101/2019 no enumera columnas ni campos con nombre específico. Pero la doctrina de las actuaciones inspectoras posteriores ha consolidado qué se entiende por «completo», como se detalla en la siguiente sección.

Para un análisis exhaustivo del CT 101/2019 en su totalidad, incluidos los criterios de graduación de infracciones, consulta el artículo Criterio Técnico ITSS 101/2019: guía completa sobre el registro de jornada.

Plazo de respuesta al requerimiento (normalmente 10 días hábiles)

El plazo estándar de respuesta a un requerimiento de entrega del registro de jornada es de diez días hábiles contados desde la notificación. Este plazo deriva de los artículos 22 y 23 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que regulan los deberes de colaboración y las facultades de requerimiento del inspector.

La empresa puede solicitar prórroga antes de que venza el plazo, alegando volumen de datos, complejidad técnica u otras circunstancias justificadas. El inspector decide discrecionalmente si la concede.

Entregar fuera de plazo sin prórroga aprobada es considerado obstrucción a la labor inspectora y puede derivar en infracción grave tipificada en el artículo 50.1 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Por eso, la capacidad de generar el paquete de datos en minutos —no en días— es una ventaja operativa que va más allá de la comodidad.

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Qué campos debe contener cada entrada del registro

Este es el núcleo del debate sobre el formato de datos que exige la ITSS para el registro de jornada. La siguiente tabla recoge los campos que la práctica inspectora ha consolidado como mínimos obligatorios, junto con los que se recomiendan para reforzar la validez del registro:

Identidad del trabajador, hora de entrada, hora de salida, pausas

El bloque de identidad-tiempo es el núcleo de cualquier registro válido. El inspector necesita saber exactamente quién trabajó, cuándo empezó y cuándo terminó. Sin esos tres elementos, no puede verificar si la jornada cumple los límites del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (jornada máxima ordinaria), del artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores (descanso semanal) ni del convenio colectivo aplicable.

Las pausas y descansos intermedios merecen atención especial. El CT 101/2019 no los exige expresamente como campo separado, pero su ausencia puede generar problemas cuando la suma de horas registradas supera la jornada máxima: el inspector puede considerar que las pausas no existen y computar todo como tiempo efectivo de trabajo. Registrar las interrupciones —aunque sea con un campo booleano de «pausa de descanso obligatorio»— es una garantía adicional.

En el caso de los trabajadores a tiempo parcial, el registro de pausas es especialmente relevante porque el convenio o el contrato pueden establecer pausas mínimas distintas de las del régimen general. Para profundizar en este régimen específico, consulta el artículo Registro de jornada a tiempo parcial: régimen especial.

Firma electrónica o mecanismo equivalente de autenticidad

El CT 101/2019 exige que el registro sea fiable, lo que en términos prácticos significa que el soporte técnico debe demostrar que los datos son auténticos y no han sido manipulados a posteriori. No existe un único mecanismo homologado. Lo que evalúa el inspector es la solidez técnica del método empleado.

Los mecanismos más habituales, de menor a mayor solidez probatoria, son:

1. Firma manuscrita en papel: aceptada legalmente, pero con dos problemas graves. Puede copiarse, alterarse o destruirse. No permite exportación electrónica sin digitalización. Poco práctica para volúmenes grandes.
2. Firma digital o electrónica avanzada del trabajador (conforme al Reglamento UE n.º 910/2014, eIDAS — el sistema está preparado para ello): vincula criptográficamente el fichaje a la identidad del firmante. Es sólida, pero puede resultar costosa de implementar en sistemas sin infraestructura PKI propia.
3. PIN o contraseña personal en el sistema: es el mecanismo mínimo que la práctica inspectora considera suficiente si el sistema guarda trazabilidad de accesos y no permite que otra persona fiche en nombre del trabajador.
4. Hash encadenado o ledger criptográfico: cada registro genera una huella digital (hash) que incluye el hash del registro anterior, formando una cadena. Cualquier modificación posterior de un registro rompe la cadena y resulta matemáticamente detectable. Es el mecanismo más robusto disponible sin biometría.

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Formatos aceptados: PDF, Excel y exportaciones de software preparado para la ITSS

La pregunta concreta de muchos gestores laborales es: «¿tiene que ser XML, o sirve un PDF?». La respuesta es que no existe un formato de fichero obligatorio establecido por la norma. Lo que la ITSS valora es el contenido y la fiabilidad, no la extensión del archivo.

Dicho esto, la práctica inspectora ha consolidado una jerarquía informal de aceptabilidad:

Cuándo el PDF es suficiente y cuándo piden el fichero fuente

Un PDF es suficiente en la mayoría de actuaciones inspectoras rutinarias, especialmente cuando:

• El inspector busca verificar el cumplimiento del registro en un período acotado (por ejemplo, los últimos tres meses de un trabajador concreto).
• La empresa no está bajo sospecha de manipulación de datos.
• El PDF lleva fecha de generación, nombre del sistema que lo produce y, idealmente, una firma electrónica del proveedor.

Sin embargo, en actuaciones de mayor profundidad —cuando hay una denuncia de trabajador, cuando hay indicios de irregularidad o cuando la empresa está en un sector de alta litigiosidad como la hostelería, la construcción o la seguridad privada— el inspector puede solicitar el fichero fuente: el export raw del sistema de fichaje (CSV, XML, base de datos) que permita verificar si los datos del PDF coinciden con los datos originales.

En esos casos, disponer de un registro con hash encadenado es determinante, porque el inspector puede verificar la cadena matemáticamente sin depender de lo que diga la empresa.

Para entender el contexto de las actuaciones en sectores de alto riesgo inspector, los artículos Control horario en hostelería y Inspección de Trabajo en el sector de la hostelería ofrecen detalle sectorial.

El valor del hash encadenado frente a un simple Excel

Un Excel puede contener exactamente los mismos datos que un ledger criptográfico. La diferencia no está en el contenido, sino en la demostrabilidad de la integridad.

Cuando un inspector recibe un Excel con el registro de jornada del último año, no tiene forma de saber si alguien modificó la fila del día 15 de marzo para ajustar una hora extra antes de imprimir el informe. El Excel en sí no guarda historial de cambios una vez cerrado y vuelto a abrir.

Un hash encadenado funciona de manera diferente. Cada entrada del registro (cada fichaje) genera una huella digital determinista: si cambias un solo carácter —una «e» en lugar de una «a», un minuto de diferencia en la hora— el hash cambia completamente. Y como el hash de cada entrada incluye el hash de la anterior, una modificación en el registro del día 15 de marzo invalida el hash de todos los días posteriores. El inspector, al verificar la cadena, detecta el punto exacto donde se rompió la continuidad.

Este mecanismo es determinista: no se basa en probabilidades ni en algoritmos de aprendizaje automático, sino en matemáticas criptográficas (funciones hash como SHA-256) cuya fiabilidad está verificada formalmente. Tempika implementa este ledger como capa de integridad sobre el registro de jornada. Para entender cómo funciona en detalle, consulta el artículo Prueba criptográfica en el registro de jornada: qué es.

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Cuánto tiempo conservar los registros y dónde

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece un plazo de conservación de cuatro años desde la fecha de cada registro. Este plazo tiene implicaciones prácticas importantes:

• El inspector puede exigir registros de hasta cuatro años atrás. Una empresa que solo conserva los datos del año en curso incumple la norma, aunque el registro diario sea impecable.
• El plazo empieza a contar desde el último día del período registrado, no desde el inicio del ejercicio. Si el contrato de un trabajador finaliza en junio de 2024, los registros de ese contrato deben conservarse hasta junio de 2028.
• El soporte de conservación no está regulado, pero debe garantizar integridad y accesibilidad. Un servidor interno, un sistema SaaS o una nube corporativa son igualmente válidos siempre que cumplan las obligaciones del RGPD (Reglamento UE 2016/679) en cuanto a seguridad, acceso restringido y ubicación de los datos.

En cuanto al lugar de conservación, el ET exige que los registros estén disponibles para la Inspección y para los representantes de los trabajadores. No exige un archivo físico en el centro de trabajo, pero sí que la empresa pueda presentar los datos en el plazo de respuesta al requerimiento. Un sistema SaaS con exportación inmediata cumple ese requisito mejor que un archivo de papel en un almacén.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) añade un requisito adicional: la empresa debe poder suprimir los datos de un trabajador (derecho de supresión, art. 17 RGPD) una vez agotado el plazo legal de conservación. Esto significa que el sistema de fichaje debe permitir el borrado definitivo de registros cuando vence el plazo de cuatro años, sin que esa supresión afecte a los datos de otros trabajadores ni a la integridad del registro general.

Para una guía completa sobre conservación, soportes válidos y gestión del ciclo de vida del dato, consulta el artículo Conservar el registro de jornada 4 años: cómo y dónde.

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Errores que invalidan el registro ante la ITSS

La experiencia en actuaciones inspectoras desde 2019 permite identificar los errores más frecuentes que hacen que un registro sea rechazado o cuestionado por el inspector, incluso cuando la empresa lleva años registrando la jornada diariamente.

1. Registro solo de horas totales, sin hora de inicio y fin

Es el error más común. El ET exige «la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada diaria de cada persona trabajadora». Registrar solo «8 horas» sin especificar de cuándo a cuándo no cumple la norma. El inspector no puede verificar si esas ocho horas respetan el descanso entre jornadas (mínimo once horas, art. 34.3 del Estatuto de los Trabajadores) ni el descanso semanal (mínimo día y medio ininterrumpido, art. 37.1 del Estatuto de los Trabajadores).

2. Registros con modificaciones manuales sin trazabilidad

Si el sistema permite editar un fichaje ya creado sin registrar quién lo editó, cuándo y por qué, el inspector no puede distinguir un error corregido legítimamente de una alteración interesada. Los sistemas sin registro de cambios (audit log) son vulnerables a este cuestionamiento.

3. Firma colectiva o de responsable en lugar de firma individual

Algunos formatos heredados presentan una firma del jefe de departamento en la última página del listado mensual. Eso no acredita que cada trabajador haya confirmado su propia jornada. El CT 101/2019 exige que el mecanismo de autenticidad sea individual para cada trabajador.

4. Registros que no coinciden con los datos de nómina

Cuando el inspector cruza el registro de jornada con las nóminas del período y detecta discrepancias significativas —horas extra en nómina que no aparecen en el registro, o viceversa—, esa incongruencia es indicio de irregularidad. No invalida automáticamente el registro, pero desencadena preguntas adicionales y amplía el alcance de la actuación.

5. Ausencia de registros para trabajadores a tiempo parcial

El artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores exige, desde 2019, que los contratos a tiempo parcial incluyan la distribución horaria y que se registre la jornada efectiva diariamente. Muchas empresas aplican el registro a los trabajadores a jornada completa pero omiten a los parciales, lo que constituye una infracción grave tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS.

6. Registros entregados fuera del plazo sin prórroga

Como se indicó antes, la entrega fuera de plazo es obstrucción a la labor inspectora (art. 50.1 LISOS). Un registro impecable entregado un día tarde puede derivar en sanción por la demora, independientemente del cumplimiento de la obligación sustantiva de registro.

7. Formato ilegible o no estructurado

Un PDF escaneado de papel, sin capas de texto, donde el inspector tiene que leer manualmente columna por columna, no es técnicamente inválido, pero genera una fricción notable. En contextos de alta litigiosidad, el inspector puede solicitar el formato electrónico estructurado adicionalmente.

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Cómo preparar el «paquete de inspección» en Tempika en 5 minutos

Tempika está diseñado para que el paquete de datos que exige la ITSS para el registro de jornada se genere en minutos, no en días. El flujo estándar es el siguiente:

Paso 1: accede al módulo de Informes y selecciona el período

En el panel de administración, entra en Informes → Registro de jornada. Selecciona el rango de fechas del requerimiento (habitualmente los últimos doce o veinticuatro meses). Puedes filtrar por centro de trabajo, departamento o trabajador individual si el requerimiento está acotado.

Paso 2: elige el formato de exportación

Tempika ofrece exportación en PDF estructurado y en CSV con columnas etiquetadas. El PDF incluye en el pie de cada página la marca temporal de generación y el identificador del tenant, lo que facilita la referencia documental. El CSV permite al inspector cargar los datos en Excel o en cualquier herramienta de análisis.

Paso 3: incluye el resumen de integridad del ledger

Para actuaciones en las que la integridad de los datos es relevante, Tempika puede adjuntar el resumen del ledger: un documento que lista los hashes de cada período de registro y la firma de la cadena, de modo que el inspector o un perito técnico puedan verificar matemáticamente que ningún registro ha sido alterado tras su creación. Este resumen no requiere que el inspector instale ningún software: basta con comparar el hash del último bloque con el que figura en el documento.

Paso 4: revisa antes de entregar

Antes de enviar, comprueba que el export incluye:

• Todos los trabajadores del período (sin omisiones).
• Hora de inicio y hora de fin en cada entrada (no solo horas totales).
• Pausas registradas cuando corresponda.
• Centro de trabajo o modalidad (presencial / teletrabajo) si el inspector lo ha solicitado.
• Horas extraordinarias desglosadas si las hay.

Paso 5: entrega y deja constancia del envío

Envía el paquete al inspector dentro del plazo y guarda el acuse de recibo (correo electrónico confirmado, registro de entrega en la sede electrónica de la ITSS o diligencia firmada). Esa constancia de entrega en plazo es tu garantía frente a posibles disputas sobre la fecha.

Para el detalle técnico del proceso de exportación paso a paso desde la interfaz, consulta el artículo Exportar el registro de jornada para la Inspección.

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Preguntas frecuentes de gestores laborales sobre la entrega a la ITSS

¿Existe un formato XML oficial para entregar el registro de jornada a la ITSS?

No. A fecha de publicación de este artículo, la ITSS no ha publicado ningún esquema XML oficial obligatorio para la entrega del registro de jornada. El artículo 34.9 ET y el CT 101/2019 describen requisitos de contenido y fiabilidad, no un formato de fichero específico. Los inspectores aceptan PDF, Excel y CSV con columnas claras. Cuando el borrador del nuevo Reglamento de registro digital de jornada entre en vigor —si finalmente lo hace—, es posible que se establezca un formato normalizado, pero a día de hoy no existe.

¿El inspector puede rechazar un Excel y pedir el fichero fuente del sistema?

Sí. El inspector puede solicitar cualquier soporte o formato que le permita verificar la fiabilidad del registro conforme al CT 101/2019. Si considera que el Excel presentado no acredita suficientemente la integridad de los datos (por ejemplo, porque no hay forma de saber si fue modificado antes de imprimir), puede requerir el export directo del sistema de fichaje o pedir acceso al sistema en la propia visita inspectora.

¿Hay que firmar digitalmente el registro de jornada para que sea válido?

No existe una obligación legal de firma digital en el sentido del Reglamento eIDAS (Reglamento UE n.º 910/2014). El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS exige un «mecanismo equivalente» de autenticidad, que puede ser tan sencillo como un PIN individual o tan robusto como una firma electrónica avanzada. Lo importante es que el sistema impida que otra persona registre en nombre del trabajador y que quede trazabilidad de quién hizo cada fichaje.

¿Qué pasa si el registro tiene huecos (días sin fichar) por error del sistema?

Los huecos en el registro son una infracción del artículo 34.9 ET, pero su gravedad depende del contexto. Un día puntual sin registro por fallo técnico documentado (log del sistema, incidencia registrada) tiene tratamiento diferente que semanas o meses sin datos. El CT 101/2019 permite al inspector graduar la infracción según su alcance y continuidad. En cualquier caso, documentar los incidentes técnicos en el propio sistema de fichaje —con fecha, descripción y responsable— reduce la exposición ante el inspector.

¿Pueden los representantes de los trabajadores exigir el mismo formato que la ITSS?

El artículo 34.9 ET otorga a los representantes de los trabajadores el derecho de acceso al registro de jornada. No se especifica el formato, pero la lógica indica que deben poder consultarlo de forma comprensible. En la práctica, muchas empresas habilitan un acceso de solo lectura al sistema de fichaje para los delegados de personal o el comité de empresa, lo que cumple el requisito de accesibilidad sin necesidad de generar exportaciones periódicas.

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Conclusión: formato, integridad y plazo son los tres ejes

El formato de datos que exige la ITSS para el registro de jornada no está codificado en un único artículo de la ley. Se construye a partir de tres requisitos del CT 101/2019 —fiabilidad, accesibilidad y completitud— y de la práctica inspectora consolidada desde 2019. Los campos mínimos son claros: identidad del trabajador, fecha, hora de inicio, hora de fin y mecanismo de autenticidad. Los formatos más aceptados son el PDF estructurado y el Excel o CSV con columnas etiquetadas.

La diferencia entre una empresa que supera una actuación inspectora sin sanciones y una que acumula actas de infracción raramente es el número de horas fichadas: es la capacidad de demostrar que esos datos son íntegros e inalterados. El hash encadenado no es un lujo técnico; es la respuesta más sólida a la pregunta del inspector que lleva trabajando con registros manipulables desde 2019.

Si quieres saber cómo cumple Tempika estos requisitos de formato, integridad y exportación, consulta las funcionalidades de Tempika para el registro de jornada o los planes y precios de Tempika. También puedes explorar cómo aplica esto a tu sector en el módulo de cumplimiento normativo de Tempika o revisar si Tempika es la alternativa que buscas en la comparativa con Sesame HR.

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Artículo elaborado por el Equipo Tempika. Última revisión: junio de 2026. Las referencias normativas citadas corresponden a la legislación vigente a esa fecha: RDL 2/2015 (ET), RDL 8/2019, CT 101/2019 ITSS, LISOS (RDL 5/2000), RGPD (Reglamento UE 2016/679) y Ley 23/2015 ordenadora de la ITSS.