Costes de migrar de software de fichaje: guía 2026

Publicado el 28 de junio de 2026 · Última revisión: 28 de junio de 2026.

Cuando una empresa decide cambiar su software de control horario, el debate suele centrarse en las funcionalidades del nuevo sistema. Los costes de la migración quedan en un segundo plano hasta que llega la primera factura y la dirección pregunta por qué cambiar de herramienta ha resultado más caro de lo previsto.

Este artículo desglosa todos los costes de migrar de software de fichaje: los directos y los ocultos, los técnicos y los normativos. Y explica qué palancas reducen ese coste de forma real.

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Resumen rápido (TL;DR)

• Migrar de software de fichaje tiene costes directos (nueva suscripción, setup, formación) y costes ocultos (periodo de transición con doble licencia, exportación de datos, riesgo normativo si no se conserva el histórico).
• El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años; cambiar de proveedor no exime de esa obligación.
• La forma más eficiente de reducir el coste de migración es elegir un proveedor con plan gratuito de prueba, guías de importación documentadas y soporte durante la transición.
• Tempika ofrece plan gratuito hasta 3 empleados (información pública de junio de 2026), lo que permite validar la herramienta sin compromiso económico antes de migrar toda la plantilla.

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Los costes directos: los que sí están en el presupuesto

1. Nueva suscripción

El coste más visible: la tarifa mensual del nuevo sistema. Los modelos más habituales en el mercado español son:

• Por empleado activo/mes. Pagas solo por quien ficha. Es el modelo de Tempika (desde 0,99 €/empleado/mes, según tarifa publicada en junio de 2026) y de la mayoría de SaaS del sector.
• Por empresa o por módulo. Tarifa plana independiente del número de empleados. Más habitual en suites de RR. HH. que incluyen el control horario como módulo adicional.
• Con hardware incluido. Algunos proveedores facturan el terminal físico por separado —compra o renting—, lo que eleva el coste total de implantación de forma significativa.

Antes de comparar precios por empleado, confirma si hay mínimo de facturación, si el onboarding es de pago y si el primer periodo es de prueba gratuita.

2. Tarifa de alta o setup inicial

Algunos proveedores cobran una tarifa de alta única para cubrir la configuración inicial y la formación básica. En el mercado español, este cargo varía ampliamente: hay proveedores sin tarifa de alta y otros con un fee de setup que puede superar varios meses de suscripción. Tempika no publica tarifa de alta a fecha de junio de 2026; consulta con el equipo antes de comparar presupuestos.

3. Formación del equipo

El coste de aprender a usar la herramienta nueva incluye el tiempo de los responsables de administración para configurar el sistema y el de los empleados para entender cómo fichar con la nueva app. En equipos de más de veinte personas, este coste en horas puede superar la suscripción del primer mes.

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Los costes ocultos: los que rompen el presupuesto

4. El periodo de transición: doble licencia

Durante los días o semanas en los que el sistema antiguo está cerrándose y el nuevo arrancando, muchas empresas pagan las dos plataformas a la vez. Si la baja en el proveedor saliente no puede hacerse efectiva antes del siguiente ciclo de facturación, ese solapamiento es inevitable.

Cómo reducirlo: planificar la migración para que coincida con el final del periodo de facturación del proveedor saliente y acordar con el nuevo un inicio de facturación cuando el sistema esté operativo al cien por cien.

5. Exportación de datos históricos: el coste normativo invisible

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo introdujo en el Estatuto de los Trabajadores la obligación de llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador y conservarlo durante cuatro años. Esto significa que si tu empresa lleva dos años usando el sistema actual, tienes dos años de datos históricos que deben permanecer disponibles aunque cambies de proveedor.

El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo precisa qué formato se espera ante una actuación inspectora. Si el sistema saliente no exporta datos en un formato estructurado, el coste de reconvertirlos puede ser relevante; y si no se exportan antes de la baja, el acceso se pierde de forma definitiva.

Para una guía detallada de este proceso, consulta nuestro artículo sobre cómo conservar el histórico de fichajes al migrar.

6. Pérdida de productividad transitoria

Durante las primeras semanas con el nuevo sistema, los empleados cometen más errores de fichaje y los responsables resuelven más incidencias. Este coste en tiempo puede estimarse como un 10-20 % adicional de horas administrativas durante el primer mes en la nueva plataforma.

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Tabla resumen: componentes del coste de migración

Datos de Tempika: información pública de tempika.com (junio de 2026). Rangos de mercado: orientativos, elaborados a partir de las tarifas que los proveedores publican en abierto en junio de 2026. No son cifras garantizadas; solicita presupuesto a cada proveedor.

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La variable normativa: lo que no aparece en ningún presupuesto

Una inspección de trabajo puede producirse hasta cuatro años después de finalizado el periodo a revisar. Si los registros no están disponibles porque se perdieron en la migración, la infracción puede calificarse como grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con sanciones de 751 a 7.500 euros (muy grave: hasta 225.018 euros). Este coste puede superar con facilidad el ahorro total que motivó el cambio.

Por eso, al evaluar el coste de migrar, la pregunta correcta es también «¿cómo garantizo que los registros de los cuatro años anteriores están disponibles si llega una inspección?». Si migras a Tempika desde alguna plataforma concreta, puedes consultar, por ejemplo, cómo migrar de Factorial a Tempika o migrar de Sesame HR a Tempika.

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Preguntas frecuentes

¿Puede mi proveedor actual cobrarme por exportar mis datos? Depende del contrato. Algunos proveedores incluyen la exportación sin cargo; otros la facturan como servicio aparte. Pídela siempre por escrito y en formato estructurado —CSV, Excel o JSON—, nunca en PDF.

¿Cuánto tiempo lleva hacer una migración de software de fichaje? Para una empresa de hasta 50 empleados con datos limpios y exportables, el proceso técnico puede completarse en uno o dos días laborables. La adaptación del equipo suele extenderse entre dos y cuatro semanas.

¿Puedo usar Tempika en paralelo con mi sistema actual antes de migrar del todo? Sí. El plan gratuito de Tempika —hasta 3 empleados, datos de junio de 2026— permite hacer una prueba real con parte del equipo sin coste adicional, validando la herramienta antes de comprometer el cambio completo.

¿Qué formato de importación acepta Tempika para los datos históricos? Tempika acepta importación de plantilla de empleados y registros históricos en formato CSV, con esquema documentado públicamente para facilitar la migración desde cualquier proveedor.

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Conclusión y próximos pasos

Migrar de software de fichaje tiene un coste real, pero gestionable: exportar el histórico antes de darse de baja, aprovechar el plan gratuito para validar la herramienta y calcular el periodo de transición para evitar facturas dobles y riesgos normativos.

Si estás evaluando Tempika, activa el plan gratuito con hasta 3 empleados, valida con datos reales y amplía solo cuando el sistema esté confirmado internamente.

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Artículo redactado por el Equipo Tempika (Summum Marketing). Datos normativos verificados en fuentes oficiales (BOE, OEITSS) en junio de 2026. Los datos de precios y funcionalidades de terceros se basan en información pública de sus webs oficiales en la misma fecha; consulta siempre la fuente directa antes de tomar una decisión.