Cómo conservar el histórico de fichajes al migrar
Guía práctica para conservar el histórico de fichajes al migrar de software: exportación, verificación, almacenamiento y qué exige el art. 34.9 ET.
Publicado el 28 de junio de 2026 · Última revisión: 28 de junio de 2026.
Cambiar de software de fichaje es una decisión que muchas empresas toman con los ojos puestos en las funcionalidades del nuevo sistema, no en los datos del anterior. El resultado habitual es siempre el mismo: al cabo de unos meses, un inspector de trabajo pide los registros de un periodo que ya no está en la herramienta nueva, y la empresa descubre que nadie hizo la exportación antes de darse de baja del sistema antiguo. Conservar el histórico de fichajes al migrar no es un detalle técnico opcional; es una obligación legal que permanece aunque cambies de proveedor.
Resumen rápido (TL;DR)
- El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años, con independencia del software que uses en cada momento.
- Cambiar de proveedor no te exime: si tienes dos años de histórico en el sistema saliente, debes exportarlos antes de darte de baja.
- El proceso tiene cinco pasos: exportar, verificar, almacenar en soporte propio, documentar y confirmar qué cubre el nuevo sistema desde el primer fichaje.
- Los errores más habituales son no exportar el histórico de exempleados y confiar en que el proveedor anterior conservará los datos indefinidamente.
- Si migras a Tempika, la cadena de integridad (
verifyChain) se aplica desde el primer fichaje en el nuevo sistema; el histórico previo se conserva en el exportado de tu sistema saliente.
Por qué el histórico importa más de lo que parece al cambiar de herramienta
La lógica habitual es que los datos del pasado son el pasado: si el nuevo sistema empieza a funcionar bien desde hoy, ¿para qué preocuparse de los registros anteriores?
La respuesta está en la Inspección de Trabajo. El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS establece que la empresa debe poder exhibir los registros de jornada en el acto de la visita inspectora. Eso incluye registros de cualquier fecha dentro del periodo de conservación de cuatro años, sea cual sea el sistema que se usara para generarlos. Si un inspector pide los fichajes de un empleado de hace dieciocho meses y solo tienes datos a partir de la fecha de la migración, el hecho de que el sistema anterior ya no esté activo no te protege: la responsabilidad recae sobre la empresa, no sobre el proveedor.
Además, la mayoría de los contratos con proveedores SaaS prevén la eliminación de datos pasado un período de inactividad o al cancelar la suscripción. Esa pérdida no es causa legal exculpatoria. La ley no contempla excepciones por «cambio de proveedor». Las estadísticas del registro de jornada en España confirman que esta materia es uno de los focos de actuación de la ITSS.
La obligación legal: cuatro años, acceso inmediato y sin excepciones
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo introdujo en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores una obligación triple para toda empresa con trabajadores por cuenta ajena:
| Obligación | Plazo |
|---|---|
| Registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora | Desde el primer contrato |
| Conservar esos registros | Cuatro años desde cada fichaje |
| Tenerlos a disposición de trabajadores, representantes e ITSS | De forma inmediata durante los cuatro años |
El tercer punto es el más exigente en la práctica: «disposición inmediata» significa que no puedes pedir una semana de plazo para localizar el archivo en el sistema anterior. El incumplimiento está tipificado en el artículo 7.5 de la LISOS como infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo.
Para una explicación completa del régimen de conservación —incluyendo cómo se computa el plazo para exempleados y qué interacción tiene con el RGPD—, consulta nuestra guía sobre conservar el registro de jornada cuatro años.
Cinco pasos para no dejar brechas al cambiar de software
1. Exporta antes de darte de baja
El momento crítico es justo antes de cancelar el servicio con el proveedor saliente. Una vez que la cuenta queda inactiva, la recuperación de datos puede ser imposible o costosa. Exporta el histórico completo de fichajes —entradas, salidas, pausas y correcciones— para todos los empleados, incluidos los que ya causaron baja pero cuyo periodo de conservación de cuatro años no ha vencido.
El formato más habitual es CSV o XLSX. Comprueba que el fichero incluye como mínimo: identificación del empleado, fecha, hora de entrada, hora de salida y centro de trabajo.
2. Verifica el exportado antes de cerrar la cuenta
Una vez descargado el fichero, ábrelo y comprueba que:
- El rango de fechas es completo (desde el primer fichaje hasta la fecha de exportación).
- Están todos los empleados, incluidos los exempleados con registros dentro del plazo de cuatro años.
- Los campos mínimos están presentes y no hay filas vacías masivas o datos truncados.
No cierres la cuenta del sistema saliente hasta haber verificado el exportado. Si algo falta, aún puedes volver a exportar.
3. Almacena en soporte independiente del proveedor
El error más frecuente es conservar el exportado en la nube del mismo proveedor del que acabas de salir. Si ese proveedor cesa, esa nube desaparece. Guarda el fichero en almacenamiento que controles tú: un servidor interno, un NAS o un servicio de almacenamiento en la nube contratado directamente por la empresa.
Si quieres reforzar la integridad del fichero, calcula un hash SHA-256 en el momento de la exportación y guárdalo junto al archivo. Ese hash te permitirá demostrar en el futuro que el contenido no ha cambiado desde la fecha en que lo exportaste.
4. Documenta el proceso de migración
Anota en el expediente: la fecha de exportación, el nombre del fichero, su ubicación de almacenamiento y quién fue el responsable de ejecutar el proceso. Esta documentación es tu respaldo si la ITSS pregunta cómo gestionaste el cambio de proveedor.
5. Confirma qué cubre el nuevo sistema desde el primer fichaje
El sistema entrante no tiene acceso a los datos del sistema saliente salvo que los importes explícitamente. Asegúrate de saber exactamente desde qué fecha comienza a generar registros el nuevo sistema, para que no quede ningún hueco sin cobertura entre el último día del sistema anterior y el primero del nuevo. El proceso completo de cambio de herramienta —configuración, solapamiento y corte— lo desarrollamos en la guía para migrar de sistema de fichaje sin perder datos.
Errores más habituales al migrar
| Error | Consecuencia práctica |
|---|---|
| No exportar el histórico antes de cancelar | Pérdida irreversible de registros dentro del período de cuatro años |
| Exportar solo los empleados activos | Registros de exempleados inaccesibles ante la ITSS |
| Guardar el exportado en la nube del proveedor saliente | Pérdida del acceso si ese proveedor desaparece o cierra la cuenta |
| Exportar solo el año en curso | Brechas para los periodos anteriores que aún están en el plazo de conservación |
| No verificar el fichero antes de cerrar la cuenta | Descubrir datos corruptos o incompletos cuando ya no hay acceso al sistema |
| No documentar el proceso | Incapacidad para acreditar ante la ITSS que la migración se hizo correctamente |
Qué debe contener el registro que conservas —en el sistema saliente y en el nuevo—
Tanto el exportado del sistema anterior como los registros que genere el nuevo software deben reunir los campos mínimos que exige la normativa. Si quieres revisar exactamente qué datos debe incluir cada fichaje para que el registro sea válido ante la Inspección de Trabajo, el checklist de qué debe incluir el registro de jornada lo detalla punto por punto: identificación del trabajador, hora de entrada y salida, desagregación de pausas, clasificación de horas y trazabilidad de correcciones.
Qué aporta Tempika al histórico desde el primer fichaje
Tempika construye una cadena de integridad criptográfica (verifyChain) desde el momento en que registra el primer fichaje. Cada marcaje queda encadenado en un ledger append-only: si alguien intenta modificar un registro a posteriori, la verificación de la cadena lo detecta de forma inmediata. Esto no retroactúa sobre el histórico de tu sistema anterior —ese histórico se conserva en el exportado que has guardado tú—, pero garantiza que todo lo generado en Tempika desde el día uno tiene prueba verificable de integridad.
El modo Inspección permite entregar el registro de jornada a la ITSS de forma ordenada, completa y con el hash del ledger, en cuestión de segundos: sin esperas, sin dependencia de terceros, sin formatos propietarios que solo abra el proveedor.
Otros diferenciadores relevantes para empresas en proceso de migración:
- Cero biometría por diseño. No se recogen datos biométricos; esto simplifica el tratamiento bajo el RGPD y evita la categoría de datos especialmente protegidos.
- Datos alojados exclusivamente en el Espacio Económico Europeo. Sin transferencias internacionales que requieran cláusulas adicionales.
- Aislamiento real entre clientes mediante Row Level Security a nivel de base de datos (RLS fail-closed).
- Plan gratuito hasta tres empleados. Los planes de pago arrancan desde 0,99 € por empleado al mes.
Tempika se describe como preparada para inspección, no como «certificada»: en España no existe ninguna certificación oficial de software de fichaje, y afirmar lo contrario sería engañoso.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a conservar los registros del sistema anterior aunque ya no lo use? Sí. La obligación de conservación del artículo 34.9 ET recae sobre la empresa, no sobre el proveedor. Cancelas el servicio, pero no la obligación. Los registros generados en el sistema saliente deben estar accesibles durante cuatro años desde cada fichaje.
¿El proveedor saliente conservará mis datos si cancelo la suscripción? Depende de la política contractual de cada proveedor. La mayoría de los contratos SaaS prevén la eliminación de datos pasado un periodo de inactividad. No puedes contar con ello para cumplir tu obligación legal: exporta antes de cancelar.
¿Puedo importar el histórico exportado directamente en Tempika? En muchos casos, sí. El proceso concreto depende del formato y el volumen de datos. Contacta con nosotros antes de iniciar la migración y te orientamos paso a paso.
¿Qué ocurre si el inspector pide datos de un periodo que estaba en el sistema anterior? Debes poder presentarlos. Si tienes el exportado correctamente guardado y accesible, podrás hacerlo sin problema. Si no lo exportaste a tiempo, el inspector tratará la ausencia como incumplimiento del deber de conservación, con independencia de que el motivo sea el cambio de software.
¿Es válido un exportado en CSV como prueba ante la ITSS? El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS no exige un formato concreto; exige que el registro sea legible, completo y accesible de forma inmediata. Un CSV bien conservado cumple ese requisito. Añadir un hash SHA-256 del fichero refuerza la prueba de integridad.
Próximos pasos
Si estás evaluando un cambio de software de fichaje, el primer paso práctico es calcular cuántos meses de histórico tienes en el sistema actual que aún están dentro del plazo de cuatro años, y asegurarte de exportarlos antes de cerrar la cuenta.
Si ya has decidido migrar a Tempika, solicita una demostración y te ayudamos a planificar la migración: exportación del histórico, verificación del fichero y configuración del primer fichaje en el nuevo sistema.
Información elaborada con fines divulgativos. No constituye asesoramiento jurídico. Para aplicar estas obligaciones a tu empresa, consulta con un asesor laboral.
Artículo elaborado por Equipo Tempika (Summum Marketing). Publicado el 28 de junio de 2026; última revisión: 28 de junio de 2026.
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